ここ数年、私たちの仕事の仕方に大きな変化が起きている。リモートワークの台頭により、その比率は次のようになると予想されている。 米国の労働人口の22 組織やリーダーは、私たちがオフィスに行くべきかどうか、どれくらいの頻度で行くべきか、そしてもちろん労働時間はどうあるべきかといった問題に取り組んでいる。
グローバルに配布されたチームで仕事をする場合、タイムゾーンが異なる社員がいるのは普通のことだ。しかし、マネージャーによっては、地理的に分散したチームとの調整が難しい場合もある。
もしあなたが同じような課題に悩んでいるなら、この記事を参考にしてほしい。
タイムゾーンの異なるチームとの効果的な調整方法について、詳細はこちらをご覧ください。
異なるタイムゾーンで仕事をするときにチームが直面する課題
グローバルな仕事環境はいくつかのメリットをもたらしますが、同時にユニークな課題も伴います。
異なるタイムゾーンで仕事をするチームが直面する主な課題をご紹介します。
- コミュニケーションの遅れ：異なるタイムゾーンで仕事をする従業員は、電子メールやメッセージへの返信が遅れ、意思決定の遅れにつながる可能性が高い。
- ミーティングの日程調整が難しい：全員のスケジュールに合うミーティング時間を見つけるのが難しくなる。ミーティングに参加できない社員も出てくる。
- タスクの調整：チームメンバーが同時に仕事をしない場合、特にタスクの完了に依存関係がある場合、希望の勤務時間を合わせたり、仕事を調整したりするのは難しい。
- リミット重複時間：従業員が大きく異なるタイムゾーンで働く場合、チームメンバー間で仕事時間がほとんど重ならない可能性がある。このため、同期的なコミュニケーションがリミットとなり、プロジェクトの成果物が遅れる可能性がある。
- 進捗追跡の困難さ：* あるタイムゾーンにいる従業員から別のタイムゾーンにいる従業員へのハンドオフの調整は複雑です。そのため、タスクの進行中にギャップが生じる可能性がある。
異なるタイムゾーンでの共同作業のための戦略とベストプラクティス
ここでは、リモートチームや分散チームが生産性と結束力を維持するための戦略とベストプラクティスを紹介します。
1.効果的なコミュニケーション戦略を使用する
時差、文化の違い、技術的なハードルは、分散チームにおける効果的なコミュニケーションの妨げになります。これらの障害を取り除くために、以下の戦略を試してみてください：
- コミュニケーションプロトコルを確立する。
タイムゾーンを越えて仕事をするチームのために、明確なコミュニケーションガイドラインを定義しましょう。こうすることで、アップデートの提供、問題への対処、変更の伝達に関して、全員が同じページに立つことができ、リモートチームの連携が保たれます。
使用するチャネルの種類やミーティングの頻度について、コミュニケーションプロトコルを確立することができます。また、チームの希望する仕事時間に基づいて、応答時間の期待値を設定します。
例: _プロジェクトの更新、発表、レポート作成に関する正式なコミュニケーションには電子メールを使用する。どの電子メールにも、24時間以内に関連するチームメンバーから返信があるように設定する。
を使います。 ClickUp チームのコミュニケーションとミーティングのマトリックステンプレート を利用して、チームの効率的なコミュニケーションプランをプランし、組織化しましょう。
ClickUpのチームコミュニケーションとミーティングマトリクステンプレートで、ミーティングスケジュール、目標、コミュニケーションチャンネルを統一されたプラットフォームで整理しましょう。
このテンプレートのミーティングスケジュールビューでミーティングをプランニングし、ミーティングステータスビューでスケジュールされたチェックインの進捗状況を把握することができます。これにより、チームのために効果的なコミュニケーションとミーティングのスケジュールを設定することができます。
パープル💡 プロヒント: 通信プロトコルを標準化する良い方法は、ctaBtnを使うことです。 コミュニケーションプランのテンプレート .こうすることで、誰もが同じ情報にアクセスでき、矛盾や曖昧さが生じる余地が少なくなります。
その ClickUp社内コミュニケーションテンプレート も、チームメンバーに重要な情報を知らせるためのプロトコルを作成するのに便利なツールです。
ClickUpの社内コミュニケーションテンプレートで社内アナウンスやコミュニケーションを管理しよう
このテンプレートは、ドキュメント、ガイドライン、アナウンスメントを整理し、チームがアクセスできるようにするための単一の真実のソースとして機能します。こうすることで、社内コミュニケーションガイドラインの一貫性を確立し、従業員が最新の情報を入手できるようになります。
続きを読む: ハイブリッド職場コミュニケーションの改善方法
- コミュニケーションのチャンネルを決める
コミュニケーションは、チャット、電話、電子メール、あるいは職場のツールやアプリなど、あらゆるチャネルで発生します。しかし、情報がこれらのチャネルに分散していると、最新情報が適切な人に適切なタイミングで届くとは限りません。重要な詳細がノイズに紛れてしまい、会話の追跡が難しくなります。
その代わりに、混乱を避けるために、異なるタイプのコミュニケーションにどのチャネルを使うべきかを指定する。構造化されたアプローチは、より効率的な情報のフローをもたらす。
例：＊＊＊。
- インスタントメッセージ：迅速で非公式なコミュニケーションや、簡単な最新情報の共有に使用する。
- 電子メール: プロジェクトの詳細情報、公式発表の共有、社外の利害関係者とのやり取りに使用します。
- ビデオ会議: 毎日のスタンドアップミーティング、フィードバック、ブレーンストーミングセッションのため。
- 文書コラボレーションツール チームメンバーが同時に重要な提案書、レポート、プロジェクトプランの仕事をするため。
リモートワークに移行する場合は、リモートワークに対応できるツールやシステ ムを導入しましょう。 非同期コラボレーション _.トレーニング、文書化、プロジェクト管理を重視することで、チームがキャッチアップすることなく、生産性を向上させることができます。
- チームカレンダーを共有する。 チームカレンダーの共有 を使えば、従業員がお互いのスケジュールや空き状況をビューできるので、ミーティングの設定が簡単になります。の間の共同プランニングを容易にする。 非同期の仕事。 を作成し、今後のミーティングや締め切りを全員に知らせます。 ClickUpのカレンダービュー を使えば、チームメイトや社外の関係者とカレンダーを共有できます。チームはあなたの予定を確認でき、ミーティングが予定されるとリアルタイムで更新されます。
クリックアップをGoogleカレンダーに接続すると、クリックアップでミーティングの予定を簡単にビューできます。
- 非同期通信のプロセスをリストアップします。
非同期コミュニケーションとは、同僚からの即座の応答を期待しないことを意味します。この方法は、国際的なチームのスケジュールを管理したり、タイムゾーンを越えて仕事をするチームによく採用されます。
しかし、適切なガイドラインがなければ 非同期通信 は逆効果になる可能性がある。特に、情報の一貫性が失われ、誤解が生じやすくなる場合はなおさらだ。
非同期コミュニケーションを効果的に行うためのベストプラクティスをいくつか紹介しよう：
- チームメンバーに取ってほしい行動を具体的に伝え、完了するまでのタイムフレームを提示する。遅延を避けるために期限を明確に伝える。
- チームがあなたのメッセージをよりよく理解できるように、タスクや活動にコンテクストを提供する。
- タスクを進める前に質問するよう受信者に促す
- 論理的で理解しやすいように情報を整理する。
- さまざまなタスクの進捗を評価し、潜在的な問題について話し合い、チームがやることに関して同じページにいることを確認するために、定期的なStandUpを行う
- 使用方法非同期コミュニケーションツール複数のタイムゾーンで仕事をしているチームでも接続を維持するため
💡プロのヒント:Use_。
/を使用します。 https://clickup.com/ai ClickUp ブレイン /参考文献
_特定のタスクの進捗要約を自動生成する。
- 説明責任を果たすために目標を導入する。
あなたがマネージャーであれば、特に地理的に異なる場所で仕事をしている場合、チームと毎日チェックインするのは難しいかもしれません。
しかし、それでもチームメンバー一人ひとりにアカウンタビリティを確立する必要があります。
やることとしては、チームメンバーに個人目標を設定し、その達成度を追跡することです。
/参照 https://clickup.com/features/goals ClickUp 目標 /参照
では、目標ごとに明確で測定可能なターゲットを定義・設定できます。各目標の進捗を追跡することで、チームメンバーの仕事の進捗状況を把握できます。
ClickUp Goalsでタスクターゲットを設定し、目標を効果的に追跡しよう。
目標を設定したら、定期的なチェックインを設定し、従業員のパフォーマンスについて話し合い、改善点を特定することができます。
また ClickUpリモートワークプランテンプレートを使用することもできます。 を使って、リモートワークの従業員がやることを追跡・管理することができます。
ClickUpリモートワークプランテンプレートで、いつでもどこでも社員の仕事プロジェクトの進捗を監視しよう
あらかじめ定義されたセクションを使用して、リモートワークに移行する従業員のガイドラインを定義します。ワークアクティビティビューを使用して各チームメンバーの期待や役割を表示し、作業進捗ビューを使用してタスクの進捗を監視します。
2.コラボレーションツールとテクノロジーを活用する
見つける コラボレーション・プラットフォーム 非同期コミュニケーションを促進することに重点を置いている。
コラボレーションにはいくつかの種類があり リモートワークツール が販売されているが、リモートワークを効率化する拡張機能を備えたものを選ぶことをお勧めする。
例えば リモートワークのためのClickUp タスク管理、コラボレーション、ドキュメンテーション、その他様々な機能を統合プラットフォームに統合し、ワークフローを簡素化します。
ClickUp Remote Team Project Management Softwareは、場所に関係なく、ビジネス目標の調整、進捗の追跡、プロジェクト管理ミーティングの実施、効率的なコラボレーションを実現します。
クリックアップの包括的な機能群を活用することで、複数のタイムゾーンからリモートワークする従業員でもチームの結束力を高める方法をご覧ください：
- 簡単に仕事を割り当てることができます。
使用方法 ClickUpタスク を使って、リモートチームのメンバーに十分なコンテキストを提供することができます。
ClickUpタスクを使用して適切なチームメンバーにタスクを割り当てることで、漏れをなくすことができます。
- ドキュメンテーションの共同作成
チームメンバーと協力して、詳細なレポート、ドキュメント、提案書を作成する。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /を使用します。
.無制限にドキュメントを作成し、共同で編集し、情報を思い通りにフォーマットすることができます。一番の利点は？上記で説明したように、ドキュメントから直接タスクを起動したり、タスクにリンクさせたりすることができます。これにより、グローバルチームやタイムゾーンを越えて仕事をするメンバーであっても、ワークフローがより接続され、まとまりのあるものになります。
ClickUp Docsで接続されているサブページとリレーションシップを素早くビューに表示し、整理整頓と仕事のつながりを維持します。
- チャットで最新情報を共有できます。
チームメンバーとのコミュニケーションは
/を使用してチームメンバーとコミュニケーションを取ることができます。 https://clickup.com/features/chat-view ClickUpチャットビュー /を使用します。
.チームメイトを@メンションするだけで会話に追加し、最新情報を共有できます。チャットビューはClickUpワークスペースで直接開くことができるので、仕事を完了するために作業スペースを切り替える必要はありません。
タスクのコンテキストに沿った会話に使用することで、不要な会話を避けることができます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/56983/undefined/ コンテキストの切り替え /%href/
そして、メッセージをクリアに保つこと。
Clip by ClickUpを使えば、メールチェーンや直接会うことなく、スクリーンレコーディングを共有してメッセージを正確に伝えることができます。
- ブレインストーム
を使って、遠隔地のチームメンバーとデジタルキャンバス上でアイデアを出し合いましょう。 クリックアップホワイトボード .ホワイトボードを数回クリックするだけで、あなたの考えを視覚的に表現し、タスクに変えることができます。画像やリンクをアップロードすることで、仕事にさらにコンテクストを加えることができます。
視覚的にコラボレーティブなClickUp Whiteboardsで、ブレインストーミング、戦略立案、ワークフローのマップを作成。
のプロジェクト管理者であるダニエル・ブッシュ氏は次のように述べています。
/ダニエル・ブッシュ https://www.trustradius.com/reviews/clickup-2022-07-12-14-49-42 EDforTech /%href/
にはこうある：
ClickUpのおかげで、私たちのチームはタイムゾーンの異なる遠隔地のチームとコミュニケーションをとることができ、不必要なミーティングを開いたり、電子メールやSlackで情報を求めたりすることなく、プロジェクトで何が起こっているのかを知ることができます。ホワイトボード機能は、プロセスやワークフローをブレインストーミングしたり、リアルタイムでタスクを割り当てたりするのに役立っています。
ダニエル・ブッシュ、プロジェクト管理、EDforTech
- ビデオでチームミーティングを行う。
を使用して、チームメンバーを定期的に対面ビデオ通話に招待する。
/を使う。 https://clickup.com/integrations/zoom ClickUp Zoomインテグレーション /%href/
.ミーティングのメモや録音へのリンクが自動的にタスクに追加され、後でアクセスできるようになります。
このように必要な時間を共有することで、より良い意思決定やリモートチームとの生産性高いコラボレーションが可能になります。
- コミュニケーションの集中ハブを使用する。
すべてのタスクとコミュニケーションを1つのハブで管理できます。 クリックアップ受信トレイ .仕事の達成度や、重要な納期を守れるかどうかの概要を把握できます。主要なメトリクスやパフォーマンスデータにリアルタイムでアクセスできるようにすることで、リモートワークの従業員がどこにいても、常に連携して仕事に取り組むことができます。
目標、タスク、アジャイルポイント、プロジェクトのステータスを高度にカスタマイズ可能なClickUp 3.0ダッシュボードで分解する。
3.強力なチーム文化の構築
従業員が組織の目標と一致し、課題に取り組む強靭なマインドセットを持っていれば、グローバルチームの調整は非常に容易になります。
そのため、従業員のエンゲージメント、結束力のある仕事、柔軟性を兼ね備えた強力なチーム文化の構築に注力する必要があります。
以下のヒントを参考に、社員がリモートワークの課題を乗り越えてください：
- 柔軟性と理解をプロモーションする：設定柔軟な仕事のスケジュール タイムゾーンの違いを超えて社員を管理する場合。従業員が最も生産性の高い仕事時間を選択できるようにし、厳しいスケジュールよりも結果と成果を重視する。
- サポートを提供する：リモートワークであっても、従業員が効率的に働くために必要なサポートや情報にアクセスできるようにする。リモートワーカーに時間管理の重要性を教育し、シームレスに仕事を進めるために必要なコラボレーションツールを提供しましょう。
- 進捗の追跡：プロジェクトの現在のステータスと個人の貢献度を監視します。これにより、全員が同じ目標に向かって仕事をしていることを確認し、チーム全体の生産性を簡単に管理することができます。
- 多様性と包括性を尊重する： 異なる地理的背景を持つリモート従業員の多様な文化を尊重し、歓迎する環境を作る。仕事の機会均等を促進し、さまざまな場所から優秀な人材を集めるためのポリシーを導入する。
コーヒーショップや旅行先で仕事をするのが好きなら、を使用してみてください。 デジタルノマドツール .これらのツールは、外出先でも非同期で仕事をしたり、チームメンバーと効果的にコミュニケーションを取ったりするのに役立つ幅広い機能を提供しています。
4.従業員の生産性と福利厚生に重点を置く
従業員の福利厚生を優先することで、燃え尽き症候群を減らし、チーム全体が目標に集中できるようになります。また、ウェルビーイングの取り組みはチームの士気を高め、リモート設定であっても仕事の質を向上させます。
- 仕事と生活のバランスを重視する。
リモートワークでは、個人の境界線と時差を尊重しましょう。仕事が私生活を圧迫し、完了するのはあまりにも簡単です。
利用する ClickUp 時間追跡 を使えば、さまざまなタスクに費やした時間を追跡できます。詳細なタイムシートは、あなたが最も時間を費やした場所を記録します。このタイムシートの情報を使って、時間を最適化する方法を考えることができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Timesheets-in-time-tracking-view.png ClickUp 3.0 時間追跡ビューのタイムシート /タイムシート
タイムシートを作成し、タスクの位置や場所を横断して追跡時間を収集・ビューすることで、進捗状況をすばやく把握できます。
- 燃え尽き症候群を防ぐ
チームに過度の負担をかけることなく、作業量を効率的に管理します。チームのキャパシティをビューし、誰が不足しているか、またはオーバーワークになっているかを特定します。
/参照 https://clickup.com/features/views クリックアップワークロードビュー /参照
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この情報を活用し、仕事を均等に配布し、必要に応じて追加リソースを投入する。また、夜遅くや週末にミーティングを行うのは避け、従業員がリラックスしてくつろげる時間を作るようにしましょう。
チームの作業負荷が一目でわかるので、タスクのデリゲート済みや再割り当てがしやすくなり、誰がキャパ不足かキャパオーバーかを素早く把握できます。
- タイムゾーンの違いを利用する。
時差に関係なく、より多くの仕事を完了させるために、ミーティング時間のローテーション、勤務時間の重複、「フォロー・ザ・サン」モデル（一方のチームがその日の仕事を終えたら、もう一方のチームが仕事を引き継ぐ）などの慣行を活用しましょう。
ClickUpでタイムゾーンの壁を乗り越えよう
完璧にプランニングされたミーティング、効果的な非同期コミュニケーション、生産性の高い交流など、大陸を超えたチームメイトとのシームレスなコラボレーションを想像してみてください。
リモートワークを容易にするClickUpのようなコラボレーションツールを導入することで、これを実現することができます。
ClickUp Clipsによる画面録画からClickUp Chatによるインコンテキストメッセージまで、このプラットフォームはリモートワーク環境におけるコラボレーションの課題を克服する一連の機能をプロバイダーとして提供します。
同じタイムゾーンにいなくても、チーム全員に一緒に仕事をしていることを知らせることができます。 ClickUpに無料登録する に登録し、グローバルチームを結成しましょう。